개요번호와 문단번호는 그 기능이 매우 비슷한데 내가 생각하는 가장 큰 차이점은 번호 순서를 정하는 주체가 다르다는 것이다. 즉, ‘개요번호’는 ‘아래아 한글’이 그 순서를 관리하는 것이고 ‘문단번호’는 ‘사용자’가 그 순서를 관리한다는 것이다.
‘개요번호’는 문서 ‘구역’ 내에서 번호의 연속성(1, 2, 3 …)을 사용자가 변경할 수 없지만 ‘문단번호’는 사용자가 언제든지 ‘새 번호’로 시작할 수 있다.
문서 전체의 일관성을 유지할 수 있기 때문에 ‘개요번호’를 기본으로 사용하고 일부분에 자동 매김 순번이 필요하면 ‘문단번호’를 사용하는 것이 좋다고 생각한다.
‘문단번호’로 문서의 일관성을 유지하려면 어느 순간 중복 번호가 나타나서 곤란한 상황을 맞이할 수 있다.
복사 후 붙여넣을 때 ‘문단번호’는 모양을 유지하지만 다른 사람도 문단번호를 사용했다면 번호가 엉뚱하게 바뀔 수 있고, 개요번호 모양은 깨진다. 개요번호나 문단번호를 사용하기로 전사적으로 약속하지 않는다면 공동작업하는 문서에 사용하기는 어렵다.